Datenschutzerklärung TEAM-CHECKUP

Version 1.0 · Stand: 1. August 2026

Verantwortlicher: RSC² Coaching Consulting, Roger Schlegel, Im Mühlahl 6, 61203 Reichelsheim Kontakt für Datenschutzfragen: teamcheckup@roger-schlegel.de Geltungsbereich: die Produktwebsite sowie die App- und Fragebogen-Seiten des TEAM-CHECKUP (die konkreten Internet-Adressen werden mit der Veröffentlichung ergänzt)

Vorab in einem Satz: TEAM-CHECKUP läuft auf Servern in Deutschland, ohne Tracking, ohne Werbe-Cookies und ohne eingebundene Drittanbieter-Dienste. Diese Erklärung ist deshalb kürzer als üblich – und das ist Absicht.

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1. Grundsätze

Wir verarbeiten nur die Daten, die für den Betrieb des Tools und die Durchführung der Verträge nötig sind. Es gibt keine Analyse- oder Marketingtools, keine Social-Media-Einbindungen und keine Werbung.

Wichtig zur Einordnung: Für die Inhalte einer konkreten Teambefragung – also die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden und ihre Antworten – sind wir nicht selbst Verantwortlicher, sondern Auftragsverarbeiter des durchführenden Trainers bzw. seiner Kundenorganisation (Art. 28 DSGVO). Die Informationen dazu stehen direkt im Fragebogen (Teilnehmer-Hinweise) und in Ziffer 7.

2. Hosting und Server-Logs

TEAM-CHECKUP wird in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben; ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Beim Aufruf unserer Seiten fallen technisch Server-Logs an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Betriebssysteminformationen, Referrer. Zweck ist die Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit des Dienstes einschließlich Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden nach 7 Tagen gelöscht, nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht an Dritte weitergegeben.

3. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, für die keine Einwilligung erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• Session-Cookie (Name: session) – hält deine Anmeldung im Admin-Bereich während der Sitzung aufrecht.

Ein zusätzliches Cookie zum Schutz vor Formular-Missbrauch (CSRF) setzen wir nicht; dieser Schutz erfolgt technisch über eine Herkunftsprüfung (Origin) der Server-Aktionen.

Die Fragebogen-Seiten kommen vollständig ohne Cookies aus. Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies gibt es nicht – deshalb findest du hier auch keinen Cookie-Banner.

4. Schriften und externe Inhalte

Alle Ressourcen dieser Seiten (Schriften, Skripte, Grafiken) werden lokal von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts, Content-Delivery-Netzwerken oder Social-Media-Servern statt.

5. Nutzerkonten und Kommunikation

Für Trainer- und Admin-Konten verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Vertrags- und Nutzungsdaten (Guthaben, Rechnungen, Verbrauch) sowie das Protokoll deiner Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und AVV (Version, Zeitpunkt).

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Durchführung des Vertrags einschließlich Support und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie die steuerliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten für zehn Jahre (lit. c) sowie produktbezogene Informationen wie technische Hinweise, Wartungs- und Änderungsankündigungen (lit. b bzw. f). Werbliche E-Mails oder einen Newsletter versenden wir nur, wenn du dich gesondert dafür anmeldest.

Speicherdauer: Nach Vertragsende kannst du deine Berichte noch ein Jahr herunterladen; danach löschen wir deine Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen (vgl. Nutzungsbedingungen Ziffer 9.5 und AVV Ziffer 8).

6. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Nach abschließender Bearbeitung löschen wir die Korrespondenz, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Teambefragungen: Rollen und Anonymität

Führt ein Trainer über TEAM-CHECKUP eine Befragung durch, ist er bzw. seine Kundenorganisation Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Das System ist auf Anonymität ausgelegt: Abgegebene Antworten werden ohne Verknüpfung zu Einladung oder E-Mail-Adresse gespeichert, Ergebnisse sind erst ab vier abgeschlossenen Antworten sichtbar, Einzeldarstellungen erscheinen nur unter zufälligen Labels. Einladungsdaten (E-Mail-Adresse, Teilnahmestatus) werden zur Ermöglichung von Folgebefragungen bis zu 18 Monate nach Abschluss einer Erhebung gespeichert und dann gelöscht. Alle Details stehen in den Teilnehmer-Hinweisen, die jede Befragung begleiten.

8. KI-Einsatz (Anthropic)

Für die sprachliche Einordnung der Teamergebnisse und die Plausibilisierung angepasster Fragen nutzen wir die API von Anthropic. Übermittelt werden ausschließlich aggregierte, anonymisierte Kennzahlen, Freitexte auf Teamebene sowie zu prüfende Fragen-Formulierungen – keine E-Mail-Adressen, keine Einzelantworten, keine Zuordnungen zu Personen. Die Verarbeitung erfolgt in den USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags; eine Zero-Data-Retention-Vereinbarung stellt sicher, dass Anthropic die Daten weder speichert noch für Training verwendet.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: KI-generierte Texte sind Entwürfe, die vor jeder Weitergabe von der durchführenden Person fachlich geprüft werden und vollständig deaktiviert werden können. Berichte weisen die KI-Unterstützung transparent aus.

9. Weiternutzung anonymisierter Daten

Aggregierte, vollständig anonymisierte Auswertungen ohne jeden Personenbezug nutzen wir zur Weiterentwicklung und wissenschaftlichen Validierung des Befragungsinstruments. Anonyme Daten unterliegen nicht der DSGVO – wir nennen es hier trotzdem, weil Transparenz zum Produkt gehört.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein: Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland), IONOS SE (Versand transaktionaler E-Mails, Deutschland) und Anthropic (KI-Einordnung, USA – siehe Ziffer 8). Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. An sonstige Dritte geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

11. Deine Rechte

Dir stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu (Art. 15–20 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür einfach an teamcheckup@roger-schlegel.de. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere bei dem für unseren Sitz zuständigen Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

12. Sicherheit

Sämtliche Verbindungen sind TLS-verschlüsselt, Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, Zugriffe sind rollenbasiert mit strikter Mandantentrennung, und die Datenbank wird regelmäßig gesichert.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage oder Funktionen ändern; maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit Versionsnummer und Stand. Ein jährlicher Review ist fest eingeplant.